Il caso in esame, affrontato dal Tribunale di Roma - Sezione specializzata dell'Impresa - con provvedimento del 7 agosto 2017, ha per oggetto il tema dei limiti e modalità con i quali un socio di società a responsabilità limitata può ottenere la tutela dei suoi diritti ad accedere ai documenti societari, nonché a esercitare il proprio potere di controllo sulla gestione.

La vicenda nasce da un’iniziativa posta in essere da una società, che chiameremo Alfa, titolare di una partecipazione del 40% nel capitale sociale di una S.r.l. che chiameremo Beta (il residuo capitale era capitale era ripartito tra due altri soci).

Alfa lamentava, con ricorso in sede cautelare, di non aver avuto accesso alla documentazione sociale e le informazioni necessarie sull’andamento e sulla gestione della società. Allegava, inoltre, la necessità di un provvedimento d'urgenza, anche in base all’art. 2476 secondo comma c.c., visti anche i rilevanti progetti in corso e la conseguente importanza degli interessi in gioco.

Pertanto richiedeva che fosse ordinato alla società Beta di mettere a disposizione per la consultazione (sia al socio Alfa, sia al professionista di sua fiducia) tutta la documentazione amministrativa, contabile, fiscale e sociale, nonché i bilanci e comunque qualsiasi altro documento riferibile all’attività di gestione. Chiedeva, inoltre, che la società Beta permettesse nuovi accessi presso la sede della società, su richiesta di Alfa, per la verifica dei documenti contabili amministrativi.

La convenuta contestava la fondatezza e ammissibilità dell'azione; in subordine, chiedeva che fossero assunti provvedimenti utili a salvaguardare la riservatezza e impedire turbative all’attività aziendale.

Il Tribunale, esaminate le diverse argomentazioni delle parti coinvolte, ha sostanzialmente affrontato due principali questioni giuridiche.

La prima riguarda l’interpretazione e applicazione dell’art. 2476 cod.civ. comma secondo. Detta disposizione nel testo introdotto dal D. Lgs. 6/2003 prevede il diritto dei soci "di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali e i documenti relativi all’amministrazione”. Per il Tribunale si tratta di un diritto riconosciuto a qualunque socio che non partecipa all’amministrazione della società, a prescindere dalla quota di capitale sociale di cui si è titolari. Inoltre, il diritto è pienamente esercitabile anche nel caso in cui il richiedente abbia svolto, in precedenza, attività di amministrazione quale membro del Consiglio di Amministrazione. Sempre per il giudicante, non ha alcuna rilevanza - al fine di limitare l’esercizio del diritto all’informazione sociale e alla consultazione - la circostanza che l’interessato in precedenza non abbia avanzato riserve o contestazioni sulla gestione sociale o, infine, non abbia impugnato le deliberazioni di approvazione. Al riguardo, anche sulla base del principio desumibile dall’art. 2434 c.c., se l’approvazione del bilancio di esercizio non libera da responsabilità l’Organo Amministrativo, ne deriva che anche nell’ipotesi di mancata impugnazione non possa essere limitato il diritto di accesso del socio di S.r.l. alla documentazione sociale, ciò al fine, fra gli altri, di effettuare un esame in astratto per accertare l’esistenza di eventuali atti di mala  gestio, oggetto di possibili iniziative giudiziarie e da parte del socio ex art. 2476,  primo e terzo comma c.c. (operando attraverso l’esercizio dell’azione sociale di responsabilità) .

In definitiva, per il Tribunale, la norma più volte citata riconosce penetranti diritti di controllo e di accesso alla documentazione -   indipendentemente dalla presenza di organismi di controllo quale il Collegio sindacale - il tutto al fine di consentire e garantire l’informazione sullo svolgimento degli affari sociali, nonché di consultazione ed estrazione di copia della documentazione sociale.

Gli unici limiti sono costituiti, innanzitutto, dall’obbligo del socio di astenersi da un’ingerenza nell’attività degli amministratori per finalità di sostanziale turbativa dell’operato di questi ultimi; per esempio, con la richiesta di informazioni di cui il socio non abbia necessità, ma al solo scopo di ostacolare l’attività aziendale. In tal caso l’esercizio del diritto non è meritevole di tutela. Parimenti non possono essere accolte le istanze di informazioni da utilizzare a fini extra societari o, comunque, contrastanti con gli interessi sociali. In sintesi, si tratta di limiti derivanti dal rispetto dei doveri, correttezza e buona fede nell’ambito del rapporto sociale e per evitare l’abuso di diritto, come nel caso in cui si intenda acquisire dati per svantaggiare la società nei rapporti con le imprese concorrenti o per fini puramente emulativi, vessatori e contraria agli interessi della Società.

In assenza di tali situazioni, il cui onere probatorio grava sulla società coinvolta, il potere di controllo del socio può essere esercitato anche in via d’urgenza, in presenza dei requisiti del fumus boni iuris e del periculum in mora. Nel caso di specie, il fumus boni iuris è chiaramente ricollegabile alla disposizione normativa dell’art. 2476 secondo comma c.c.. Passando al requisito del periculum in mora, lo stesso è stato accertato in presenza di una condotta omissiva e di ostacolo a opera della convenuta, che ha determinato un’ingiustificata e forzata ignoranza del ricorrente in merito alle vicende gestionali. Ciò, peraltro, rende urgente la necessità di consentire all'attore di esercitare i propri diritti di informazione e consultazione, anche al fine di tutelare i propri diritti di socio, nonché quelli della società. Inoltre, per il Tribunale “appare intuibile che il lamentato deficit di informazioni non può neanche consentire al socio di prospettare completamente quali pregiudizi irreparabili rischiano di profilarsi a danno proprio o della società stessa”.

In conclusione, l’ingiustificato procrastinarsi di una situazione di incertezza e di sostanziale impossibile libero accesso alla documentazione sociale vale, di per sé, a integrare il requisito del periculum in mora, che consente l’emissione del provvedimento cautelare; poiché il ritardo lede il diritto potestativo di controllo del socio in una  delicata fase della vita della società e impedisce l’esercizio dei poteri connessi, sia all’interno della società che mediante eventuali iniziative giudiziali.

Su queste basi, non solo è stato ordinato alla società resistente di comunicare il luogo di custodia della documentazione sociale, ma ha altresì disposto l’accesso, prima con cadenza mensile (per un determinato periodo) del socio stesso presso, onde consentire l’acquisizione delle informazioni utili e necessarie per il controllo. Decorso detto periodo, evidentemente ritenuto congruo per ristabilire un corretto livello di informazione e acquisizione documenti e meno stringente esigenza di presenza, l'accesso è stato calendarizzato trimestralmente.  Il Tribunale ha stabilito che, a regime, l’accesso in loco ai fini di controllo ed esame della documentazione possa avvenire in una sola giornata durante i mesi di gennaio, aprile, luglio e ottobre (in sostanza all’inizio di ogni trimestre di esercizio), con durata massima di quattro ore per ogni accesso,  durante il normale orario di lavoro.

Si tratta dunque di un provvedimento assai articolato che, anche per quanto concerne le determinazioni concrete delle modalità di esercizio del diritto, fornisce spunti interessanti per determinare una sorta di codice di comportamento idoneo a soddisfare le esigenze    espresse dal socio, al fine di poter pienamente esercitare i propri diritti di controllo.