Strumenti di controllo a distanza dei lavoratori. Le indicazioni operative dell'ispettorato del lavoro.

A cura di Damiana Lesce e Paolo Zucchinali

Con la Circolare n. 5 del 18 febbraio 2018, l’Ispettorato del lavoro, di concerto con il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, fornisce indicazioni operative in ordine alle problematiche inerenti l’installazione e l’utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo.

 In particolare, la Circolare affronta i seguenti temi:

• i criteri di accertamento per la concessione delle autorizzazioni presentate dai datori di lavori. In particolare: la definizione di patrimonio aziendale;
• le condizioni per l’installazione delle telecamere, le possibili modalità di funzionamento, l’individuazione del “luogo di lavoro”.
• l’utilizzo dei dati biometrici: quando non è necessario né l’accordo sindacale né l’autorizzazione, trattandosi di strumento di lavoro.

 ■   I CRITERI DI ACCERTAMENTO PER LA CONCESSIONE DELLE AUTORIZZAZIONI PRESENTATE DAI DATORI DI LAVORI E LA DEFINIZIONE DI PATRIMONIO AZIENDALE 

A conferma dei principi generali sottesi sia all’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori sia alla normativa privacy, l’Ispettorato pone in rilevo la necessità di valutare la effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti ex lege l’adozione del provvedimento, tenendo presente in particolare la specifica finalità per la quale viene richiesta la singola autorizzazione e cioè le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale.

La tutela del patrimonio aziendale è l’elemento di novità (introdotto dalla più recente normativa) tra le ragioni giustificatrici del controllo a distanza dei lavoratori. In precedenza veniva considerato come unico criterio legittimante delle visite personali di controllo di cui all’art. 6 della stessa legge.

Nella Circolare si pone l’attenzione sul fatto che la nozione di “patrimonio aziendale”, non integrata da alcuna delimitazione/definizione, risulta essere ampia al punto da rischiare di non fungere da “idoneo filtro” alla ammissibilità delle richieste di autorizzazione.

Fatta tale premessa, l’Ispettorato afferma che il tema non si pone per dispositivi collegati ad impianti di antifurto che tutelano il patrimonio aziendale in quanto tali dispositivi, entrando in funzione soltanto quando in azienda non sono presenti lavoratori, non consentono alcuna forma di controllo incidentale degli stessi.

Diversa invece è l’ipotesi in cui la richiesta di installazione riguardi dispositivi operanti in presenza del personale aziendale, in quanto in tal caso la generica motivazione di “tutela del patrimonio” va necessariamente declinata per non vanificare le finalità poste alla base della disciplina normativa.

In tali fattispecie, la Circolare richiama il Garante della privacy e, in particolare, i principi di legittimità e determinatezza del fine perseguito, nonché della sua proporzionalità, correttezza e non eccedenza. Tali principi impongono una gradualità nell’ampiezza e tipologia del monitoraggio, che rende assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimandoli solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all’esito dell’esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori.

La sussistenza dei presupposti legittimanti la tutela del patrimonio aziendale va valutata in relazione ai mezzi tecnici e legali alternativi attuabili, all’intrinseca qualità delle cose da tutelare, alla possibilità per il datore di lavoro di prevenire ammanchi attraverso l’adozione di misure alternative.

Inoltre, tra gli elementi che devono essere tenuti presenti nella comparazione dei contrapposti interessi non possono non rientrare anche quelli relativi all’intrinseco valore e alla agevole asportabilità dei beni costituendi il patrimonio aziendale.

■   LE CONDIZIONI PER L'INSTALLAZIONE DELLE TELECAMERE, LE POSSIBILI MODALITA' DI FUNZIONAMENTO, L'INDIVIDUAZIONE DEL "LUOGO DI LAVORO" 

L’eventuale ripresa dei lavoratori, di norma, dovrebbe avvenire in via incidentale e con carattere di occasionalità.

Ferma restando la predetta regola generale, nulla impedisce, si legge nella Circolare, se sussistono le ragioni giustificatrici del controllo (ad esempio tutela della “sicurezza del lavoro” o del “patrimonio aziendale”), di inquadrare direttamente l’operatore, senza introdurre condizioni quali, per esempio, “l’angolo di ripresa” della telecamera oppure “l’oscuramento del volto del lavoratore”.

Il provvedimento autorizzativo può essere rilasciato sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall’istante in sede di richiesta. L’attività di controllo, pertanto, è legittima se strettamente funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato: interesse che non può essere modificato nel corso del tempo, nemmeno se vengano invocate le altre ragioni legittimanti il controllo stesso ma non dichiarate nell’istanza di autorizzazione.

Gli eventuali controlli ispettivi successivi al rilascio del provvedimento autorizzativo, pertanto, dovranno innanzitutto verificare che le modalità di utilizzo degli strumenti di controllo siano assolutamente conformi e coerenti con le finalità dichiarate.

Quanto alle possibili modalità di funzionamento delle telecamere, ove sussistano le ragioni giustificatrici del provvedimento, è autorizzabile da postazione remota sia la visione delle immagini “in tempo reale” che registrate.

Tuttavia, l’accesso da postazione remota alle immagini “in tempo reale” deve essere autorizzato solo in casi eccezionali debitamente motivati.

L’accesso alle immagini registrate, sia da remoto che “in loco”, deve essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei “log di accesso” per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi; pertanto non va più posta come condizione, nell’ambito del provvedimento autorizzativo, l’utilizzo del sistema della “doppia chiave fisica o logica”.

Quanto invece al perimetro spaziale di applicazione della disciplina in esame, la Circolare ricorda che, secondo l’interpretazione giurisprudenziale in materia, si identificano come luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci).

Quindi, l’installazione di una telecamera diretta verso il luogo di lavoro dei propri dipendenti o su spazi dove essi hanno accesso anche occasionalmente, deve essere preventivamente autorizzata da uno specifico accordo con le organizzazioni sindacali ovvero da un provvedimento dell’Ispettorato del lavoro.

Sarebbero invece da escludere dall’applicazione della norma quelle zone esterne estranee alle pertinenze della ditta, come ad es. il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all’azienda, nelle quali non è prestata attività lavorativa.

■   L'UTILIZZO DEI DATI BIOMETRICI QUANDO NON E' NECESSARIO NE' L'ACCORDO SINDACALE NE' L'AUTORIZZAZIONE, TRATTANDOSI DI STRUMENTO DI LAVORO 

Preso atto che l’utilizzo di dispositivi e tecnologie per la raccolta e il trattamento di dati biometrici sta andando incontro ad una crescente diffusione, la Circolare richiama il Provvedimento generale prescrittivo in tema di biometria del Garante per la protezione dei dati personali, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 280 del 2 dicembre 2014, nella parte in cui, al punto 4.2, si legge come “l’adozione di sistemi biometrici basati sull’elaborazione dell'impronta digitale o della topografia della mano può essere consentita per limitare l'accesso ad aree e locali ritenuti sensibili in cui è necessario assicurare elevati e specifici livelli di sicurezza oppure per consentire l'utilizzo di apparati e macchinari pericolosi ai soli soggetti qualificati e specificamente addetti alle attività”.

Ne consegue che il riconoscimento biometrico, installato sulle macchine con lo scopo di impedire l’utilizzo della macchina a soggetti non autorizzati, necessario per avviare il funzionamento della stessa, può essere considerato uno strumento indispensabile a “...rendere la prestazione lavorativa...” e pertanto si possa prescindere, ai sensi del comma 2 dell’art. 4 della L. n. 300/1970, sia dall’accordo con le rappresentanze sindacali sia dal procedimento amministrativo di carattere autorizzativo previsto dalla legge.